¡Y cómo vamos en PAE!

Hablar de PAE (Programa de Alimentación Escolar), es mencionar uno de los programas de mayor renombre e impacto en las políticas sociales del distrito; 850 mil raciones son entregadas diariamente a través de las distintas modalidades contratadas, que, en cabeza de 20 proveedores de alimentos, 7 proveedores logísticos y 1 asociado directo, llegan a cada a una de las sedes habilitadas por la SED (Secretaría de Educación del Distrito) día a día.

¿Qué hacemos?

Con tal magnitud en las entregas, debe garantizarse un seguimiento acorde al mismo y es aquí donde hacemos parte; 377 personas se encuentran vinculadas actualmente a la Interventoría de PAE, que desde el 1 de octubre de 2021, inició la ejecución del contrato 2723 de 2021 y que a través de sus áreas no solo ha garantizado el cumplimiento contractual de los proveedores intervenidos, si no, que ha trasmitido tal confianza en sus acciones que a la fecha seguimos ejecutando con opción de una nueva adición.

¿Cómo se logra?

El Talento Humano es vital en esto, a través del tiempo los equipos han evolucionado, fortaleciendo sus conocimientos y habilidades en las actividades asignadas, gestionando los “pormenores” de la ejecución de manera cada vez más efectiva y eficiente, para poder concluir entre todos “haciendo lo que sabemos hacer”, sí, así lo logramos; pero todo a través del tiempo, hemos sido capaces de aprender de las lecciones que nos ha dado la ejecución, iniciar con altibajos y “errores” que fueron resaltados de manera escrita por nuestro supervisor; ¿con dudas? Sí claro, y muchas, pero siempre mentalizados en que cada periodo sería mejor al anterior, en que debíamos dejar el nombre en alto de la empresa, pero, sobre todo en ser receptivos al aceptar lo que se requería ajustar, mejorar o fortalecer (tan perdidos no estábamos) y sí, nos atrevemos a decir que pasó, tanto así que disputamos entre todos ser la columna vertebral del proyecto, o así lo dice cada área:

• Componente Técnico

Desde el equipo Técnico del Proyecto Interventoría PAE, vemos que uno de los mayores desafíos de una interventoría es lograr el reporte, procesamiento y análisis de grandes volúmenes de información en períodos muy cortos de tiempo; dado que este proyecto desde su concepción por parte del cliente, no permite la incorporación de un sistema de información para la captura de datos, lo cual ha interrumpido la oportunidad del dato, adicional, ha generado para el equipo un desgaste administrativo; así las cosas, y gracias al apoyo del equipo de gestión de la información del proyecto PAE, hemos logrado en el 2023, realizar la captura de datos de las visitas de campo en tiempo real, mediante la herramienta Google Forms, lo que nos ha permitido disponer más rápidamente de la información para su procesamiento y análisis, con esto el equipo ha sido más oportuno y contundente en los productos entregados a la SED; aún estamos ajustando los temas de auditorías internas para la revisión de este nuevo proceso, pero la mejora en la oportunidad y facilidad del registro de datos ha sido ganadora; también se resalta al equipo de Interventores que sumamos 119, no se presentó una resistencia al cambio, pudiendo así hacer una transición más fácil.

Sumado a esto, gracias a los aportes de todo el equipo de profesionales de campo se logró disponer de una herramienta para realizar los cálculos de aporte nutricional, lo que nos ha permitido disponer de información precisa y uniforme, a la vez que le concede al interventor mayor tiempo de verificación por variable en cada visita.

Por último, nuestro equipo de nutrición recibió de parte de la SED un reconocimiento por la disposición y precisión en el suministro de la información, así como, por la generación de alertas tempranas en cada una de las variables que miden el desempeño del asociado, considerando la trascendencia de este tema en el logro de los objetivos del Programa de Alimentación Escolar; teniendo en cuenta este escenario ganador, hemos trasmitido a los demás equipo de SIDAE los aciertos para replicarnos y mostrar al cliente un equipo unificado que muestra resultados contundentes.

• Novedades

El componente de gestión de novedades es uno de los ejes vitales en la estructuración y desarrollo del Programa de Alimentación Escolar PAE, ya que es el punto de inicio de la operación y el canal permanente de comunicación con los diferentes actores del PAE, en donde, se atienden todas las novedades administrativas reportadas por los colegios, las cuales, garantizan la adecuada programación del suministro diario requerido conforme con las dinámicas institucionales de cada uno de establecimientos educativos del Distrito. Así mismo, se atienden y gestionan todas las novedades técnicas reportadas que surgen previo o durante la entrega y consumo del complemento alimentario.

Durante la vigencia del contrato de interventoría, el componente a gestionado 28.345 novedades administrativas, que han permitido atender los requerimientos del PAE de las 410 instituciones Educativas y sus 744 sedes.

Se ha logrado fortalecer a través del acompañamiento telefónico con las Instituciones Educativas la comunicación asertiva entre las partes y el reporte oportuno de las novedades que afectan la programación del suministro diario.

Se ha conseguido un alto grado de asertividad en la gestión de las novedades reportadas por las Instituciones Educativas, logrando así confiabilidad y satisfacción en la comunidad educativa.

A través de las actividades realizadas por el componente, se ha logrado llevar la actualización diaria de los suministros que se requieren por parte de los colegios, lo cual, es transmitido a todas los componentes de la Interventoría.

Gracias a las mejoras realizadas por el componente de gestión de la información de la Interventoría a las bases utilizadas para aplicación de las novedades reportadas por las Instituciones Educativas, se han mitigado posibles desviaciones y se garantizar una adecuada gestión; lo cual se ve reflejado en territorio en la dinámica diaria de la operación del PAE.

• Laboratorios

El componente de laboratorios se encuentra en cuenta a cargo de realizar seguimiento a la inocuidad y calidad nutricional de los alimentos suministrados en el Programa de Alimentación Escolar, a través de la ejecución de análisis microbiológicos, fisicoquímicos y bromatológicos; por medio de los laboratorios contratados para la toma de muestras y de acuerdo con lo especificado por la SED en el actual anexo técnico. Así mismo, desde el componente se coordina las actividades relacionadas a la gestión metrológica de los equipos de medición que se utilizan en las verificaciones de campo.

Gracias a la comunicación continua con el área técnica, previo a los muestreos se han eliminado los desplazamientos fallidos por parte de los laboratorios, a las plantas de proveedores y sedes educativas.

Se logro dar cumplimiento a los cronogramas de muestreo, seguimiento a laboratorios, acompañamiento a la supervisión de certificados microbiológicos y fisicoquímicos en campo y retroalimentación oportuna con el personal de campo de interventoría.

Se ha dado cumplimiento a la atención a las novedades presentadas en las diversas modalidades de entrega de alimentos con las que cuenta el PAE, y así mismo, cuando se han presentado novedades relacionadas con posibles síntomas gastrointestinales (PSGI) y si hay alguna relación o no, con los alimentos suministrados a los alumnos beneficiarios.

Contamos con laboratorios acreditados en ISO/IEC 17025, que cumplen con estándares para el aseguramiento de la calidad analítica de las muestras evaluadas, asegurando la confianza en los resultados, con un acompañamiento y seguimiento permanente tanto en visitas en campo, como en seguimientos in-situ a los laboratorios.

Se realiza el respectivo acompañamiento, seguimiento y atención de las novedades que pongan en riesgo la inocuidad y calidad nutricional de los alimentos, y por ende la salud de los beneficiarios del programa de alimentación escolar.

• Ambiental

En el entendido del proceso de interventoría PAE se han implementado estrategias y herramientas en pro del mejoramiento del seguimiento y respuesta oportuna a los requerimientos que son competencia de interventoría para el componente ambiental. Se implementan mesas técnicas y canales de comunicación con el asociado y los proveedores para viabilizar la entrega efectiva de información referente al cumplimiento de las obligaciones contempladas en los anexos técnicos correspondientes. De otro lado, el tablero de control de alertas para el seguimiento de proveedores logísticos y de alimentos ha permitido mantener un flujo de información en oportunidad con el fin de mantener informada a la entidad. El equipo del componente ambiental realiza 100% de revisiones documentales en el mes dando respuesta oportuna de esta información entregada por el asociado, los proveedores manteniendo activos los canales de comunicación a fin de gestionar la pronta respuesta.

• Financiero

Durante este contrato hemos fortalecido los procesos y herramientas establecidas para realizar dicho seguimiento, desarrollando nuevas aplicaciones y programas que agilizan y brindan mayor seguridad en el manejo de la información diaria suministrada por los interventores, realizada a las diferentes instituciones educativas oficiales de Bogotá y área limítrofe como es Sumapaz, para que esta información sea consolidada y así entregar informes de resultados a la entidad.

A través de estos informes y otras actividades, se establecen alertas y reuniones que garantizan la corrección de las inconsistencias presentadas en la operación, realizando retro alimentación a los proveedores y solicitando planes de mejora.

El seguimiento que realiza la interventoría a través del área financiera abarca el seguimiento, monitoreo y control de la ejecución del programa en la modalidad de refrigerios escolares para los proveedores de alimentos y los proveedores logísticos, y en la modalidad de ración preparada en sitio con el operador asociado. Dentro de las actividades que se desarrollan abarca el seguimiento a la ejecución de los contratos, proyección de agotamiento de recursos y certificación de pagos, sí y que importante es esto, ya que desde el componente hemos certificado alrededor de $ 640.000.000.000, con plena seguridad del trabajo efectuado a cada soporte de entrega.

Así las cosas, nos queda decir que nos preparamos para el cierre, después de tanto tiempo y cada logro alcanzado llegará a su fin, pero con plena convicción del trabajo ejecutado, de la consolidación y nombre que hemos dado a cada integrante del equipo, con desarrollos internos que servirán para ajustar procesos por parte de la Entidad y en especial con la satisfacción del deber cumplido y si, entendimos que cada uno como parte de un grupo tan amplio, aporto lo suyo y se sintió parte de este logro.