Modernizando los trámites de Movilidad en Bogotá

Como parte de la transformación digital de la Secretaría Distrital de Movilidad de Bogotá (SDM), venimos trabajando desde el año 2021 en el proyecto de interventoría al Diseño, desarrollo y puesta en operación de un software que permita gestionar los trámites y procesos administrativos de la entidad desde la recepción o informe del trámite hasta la finalización del proceso de cobro coactivo.

Este sistema, que recibirá el nombre de Fénix, busca optimizar los procesos y procedimientos al interior de la SDM, y modernizarlos igualmente de cara al ciudadano, mejorando la interacción que este tiene y el acceso virtual, que está al orden del día en los trámites actuales.

Ha sido para el proyecto, y para nosotros como interventores, todo un reto lograr articular a diferentes áreas de la entidad bajo la utilización de Metodologías Ágiles, que permiten que la entidad obtenga valor en corto plazo y que se utilicen herramientas disponibles en el mercado, como lo es la plataforma de Azure DevOps de Microsoft para, gestionar el ciclo de desarrollo de manera interactiva y ágil.

El proyecto ha tenido una curva de aprendizaje compleja, que contempla un conjunto importante de diferentes stakeholders y un cambio de paradigmas y compromisos desde la alta dirección que resultan claves para lograr la materialización de los objetivos planeados. En este punto y como lecciones del proceso, resulta fundamental el empoderamiento de los patrocinadores (sponsor) en este tipo de proyectos y el liderazgo para tomar decisiones oportunas. La existencia de roles desde la entidad como son el Gerente de Proyecto y Product Owner, han permitido gestionar con mayor celeridad temas y que exista apropiación del proyecto al interior de la entidad.

El proyecto ha crecido en algunas funcionalidades, incorporándose desarrollos necesarios para la puesta en operación del Sistema Fénix, como son Mi Movilidad, y que generan la conexión con el usuario como cliente final.

La gestión del cambio ha sido un proceso clave de abordar, que, aunque con algo de timidez ha empezado a surgir, resulta esencial para lograr que se despliegue e implemente el desarrollo al interior de la SDM.

Los riesgos no dejan de estar latentes en cada etapa, y por ello, se tuvo que generar precisiones a nivel conceptual del modelo operativo de la entidad y a nivel contractual en algunos requisitos; además, se han presentado dificultades por parte del contratista con respecto a la capacidad de planeación, gestión y disponibilidad, lo cual ha requerido activar planes de contingencia o acciones correctivas.

Desde la interventoría continuamos comprometidos en exigir el cumplimiento en cuanto a oportunidad y calidad imperativa, y en aportar desde nuestro rol en la gestión del proyecto para que se cumpla con el ciclo de desarrollo sobre los 4 segmentos (mínimos productos viables) en que el contratista propuso abordar el proyecto.