Por: Camilo Parra Ramírez

Personal de Apoyo Documental

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La gestión documental en una organización es una pieza fundamental para su correcto funcionamiento y su adecuado desarrollo. A medida que una organización crece, el volumen de documentos también lo hace y este se puede volver enorme, conforme pasa el tiempo, y los documentos se acumulan, además de ser un proceso tedioso el buscar un archivo antiguo o archivar uno nuevo.

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Con el desarrollo de nuevas tecnologías también llegan nuevas soluciones de acuerdo con los requerimientos del mundo actual.

El Sistema de Gestión Documental, anteriormente llamado ORFEO, es una herramienta que por ser un software libre, se convierte en una alternativa con costos bajos a comparación de un software privado, adaptado a los requerimientos propios de cada entidad o cliente, que permite la gestión de los documentos manteniendo los registros de manera automatizada, con importantes ahorros en tiempo, costos y recursos tales como toners de impresora, papel, fotocopias, entre otros, así como el control sobre los documentos.

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¡REPASEMOS LAS FUNCIONALIDADES DEL SISTEMA!

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Este cuenta con tareas de registro, trámite, digitalización y entrega de documentos. Además centraliza el archivo de gestión de una forma estandarizada y organizada. El Sistema de Gestión Documental cuenta con varios módulos lo cuál le permite ser bastante versátil, dependiendo de las necesidades de la organización.  Estos módulos son: autenticación, radicación unitaria y masiva, digitalizador, consultas, transacción de radicados, administración, estadísticas, tablas de retención documental, préstamo y control de documentos, envíos y archivo de flujos y expedientes.

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