Alfonso Medina Fuentes
Director General
¡Me mamó la virtualidad!
Siempre he creído que todo en exceso aburre, los amigos, el trabajo, los buenos y malos hábitos y hasta la rumba. Pues bien, recientemente he tenido un sentimiento agridulce con la virtualidad, parece que el exceso de home office empieza a agobiarme y lo que veía como un estado revolucionario e ideal, se está transformando en más trabajo y menos eficiencia. Es que pegarse a un computador todo el día para participar en múltiples reuniones, muchas de ellas insulsas, con paupérrimos niveles de atención, no nos está dando resultado.
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En C & M he identificado ya varias desventajas de la aplicación de un modelo tan virtual. En primer lugar, se incrementaron en al menos un 100% el número de reuniones, pues lo que antes se comentaba en el pasillo o tomándose un café, ahora requiere de una citación por Teams, pero con el agravante de que como no hay limitante físico, se invita hasta al gato; conclusión, cada reunión resulta no solo multitudinaria sino millonaria.
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Sí, millonaria, multipliquen ustedes el valor hora de cada convocado por el tiempo que gastan en participar en reuniones y me darán la razón, lo peor es que un alto porcentaje de los invitados a las cuantiosas reuniones muchas veces ni siquiera murmuran, algo entendible porque cómo murmurar si se está “muteado” y de paseo…
Pero, no solamente la falta de concentración afecta el rendimiento, ¿en dónde me dejan el lenguaje no verbal?, es imposible ya saber si tu equipo está de acuerdo con tus ideas o al menos te entienden, pues como al mejor estilo local, ni siquiera prendemos las cámaras. Recuerden que el lenguaje no verbal puede representar más del 65% del impacto en un mensaje.
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No los queremos 24/7 “conectados”, lo que queremos son jornadas normales pero con un 100% de concentración. No me malentiendan, no pienso aferrarme al pasado y cerrar mis ojos ante la evolución, tampoco pretendo inobservar las bondades de la virtualidad - no voy a listarlas para no aburrirlos- pero lo cierto es que en nuestro negocio la virtualidad en extremo ha empezado a golpear negativamente y de no actuar con decisiones nos puede pasar una cuenta bien grande.
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Pues bien, como la alta gerencia no fue contratada para quejarse, hemos decidido implementar a partir del 1 de agosto las siguientes directrices, que esperamos se amalgamen con prontitud a nuestro modelo empresarial.
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* Modelo 3-2 para las áreas funcionales, tres días en la oficina y dos remoto. Se revisará si el modelo es efectivo buscando el equilibrio y las bondades de ambas modalidades. Inicialmente, aplica para las áreas funcionales y los gerentes de proyecto; respecto de los equipos de proyecto, cada gerente les comunicará si existe algún cambio frente a lo que se ejecuta actualmente. Talento humano, dará mayor claridad sobre cómo funcionará la oficina a partir del 1 de agosto.
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* Moderación de las reuniones virtuales internas: cada reunión virtual convocada en adelante, deberá tener una agenda definida y un tiempo determinado, la citación deberá hacerse a quienes son los interesados reales, no a comitivas. Para esto, la regla a aplicar es sencilla, al que se invite a una reunión virtual es porque tiene algo que decir y su opinión es relevante ¡No queremos más invitados tibios y menos mudos! Las reuniones internas serán presididas por quien las convoque, pero el uso de la palabra será libre y espontáneo, o ¿es que en las reuniones presenciales levantamos la manita?
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De otra parte, cualquier reunión de toma de decisiones estratégicas deberá darse de manera presencial. ¿Qué reuniones son estratégicas? Esa definición corresponderá al criterio del convocante, pero básicamente se refiere a aquellas en donde las decisiones puedan traer afectaciones importantes sobre la compañía, no aquellas destinadas para tratar asuntos del día a día, en donde seguramente la virtualidad resulta más conveniente.
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* Nace la Project Management Office (PMO), no me refiero al modelo de gerencia de proyectos, llevamos muchos años ya trabajando con él, pero lo que no teníamos era un espacio físico en donde los gerentes de proyecto puedan intercambiar ideas, compartir sus situaciones con sus pares y acercarse de manera presencial a la Dirección de Gestión de Proyectos, sus gerencias de programa y el área jurídica, coequiperos claros en la ejecución. La adecuación de la oficina ya está en curso y esperamos se logre inaugurar el mismo 1 de agosto, entre tanto los invito a conocer la idea conceptual:
El mundo cambia y cambia y las soluciones empresariales no son las mismas para todos, lo que hoy parece razonable es asumir una postura mixta, mañana no sabremos, pero estaremos atentos para entender qué es lo que funciona para C & M.
