RECOARCHIVANDO: Administración de Archivos

La gestión documental que se realiza en la empresa hace referencia al ejercicio de la correcta dirección, de normas técnicas y prácticas usadas para gestionar los documentos de todo tipo, recibidos y creados en una organización, facilitar la recuperación de información desde ellos, determinar el tiempo que los documentos deben guardarse, eliminar los que ya no sirven y asegurar la conservación a largo plazo de los documentos más valiosos, aplicando principios de racionalización y economía, siempre al servicio auxiliar de la disciplina archivística​ durante todo su ciclo de vida.

Esto busca garantiza la integridad y el acceso seguro a la información registrada en todos los archivos, guardar y salvaguardar de manera ordenada, bajo ciertas categorías y tipologías, manteniendo una lógica: cronológica, conceptual, organizacional o alfabético numérica, de los documentos de utilidad que la entidad nos entrega, con el fin de facilitar su ubicación, búsqueda y/o consulta.

En la actualidad, cohabitan en el mundo los más diversos sistemas de gestión documental: desde el simple registro manual de la correspondencia que entra y sale, hasta los más sofisticados sistemas informáticos que manejan no sólo la documentación administrativa propiamente, venga ella en papel o en formato electrónico, sino que además controlan los flujos de trabajo del proceso de tramitación de los expedientes, capturan información desde bases de datos de producción, contabilidad y otros, enlazan con el contenido de archivos, bibliotecas, centros de documentación y permiten realizar búsquedas sofisticadas y recuperar información de cualquier lugar.

Un sistema de gestión documental por lo general se refiere a las siguientes áreas: almacenamiento, recuperación, clasificación, seguridad, custodia, distribución, creación, autenticación.